Mit der Umsetzung der Abschlusskonferenz des Förderprogramms SINTEG wurde satis&fy von der Eventagentur Vagedes & Schmid beauftragt. Infolge der aktuellen Einschränkungen fand die Konferenz als hybrides Format statt. Die Abschlusskonferenz brachte rund 800 Teilnehmer vor den Bildschirmen zusammen.

Abwechslungsreiche Gestaltung durch Interaktionen

Mit einer lebendigen Moderation, Grußworten, Eröffnungsreden, Keynotes, Podiumsdiskussion, Kurzvorträgen, virtuellem Get-Together, externen Live-Zuschaltungen, Powerpoint-Präsentationen, Social Wall und Video-Einspielern bot die Veranstaltung den Teilnehmern über zwei volle Tage ein vielfältiges, abwechslungsreiches und interaktives Programm. Die satis&fy AG baute nicht nur ein 150 Quadratmeter großes digitales Studio in die  Kuppel Hamburg, sondern verantwortete auch das Live-Streaming und die komplette Videotechnik. Alle Programmpunkte wurden über die Eventplattform „Mobile Event App“ abgebildet und die Livestreamings über das Videoconferencing Tool WebEx eingebunden.

Großen Planungsaufwand einkalkulieren

Dirk Holzhäuser, Senior Project Manager satis&fy, über die Herausforderungen dieser sehr umfangreichen Veranstaltung: „Konferenzen einer solchen Größe umzusetzen, erfordern einen großen zeitlichen Planungsaufwand und eine erstklassige Crew. Neben der störungsfreien Technik und einer bedienerfreundlichen Eventplattform liegt das Augenmerk auch auf Inszenierung und Interaktion. Letztere erreicht man beispielsweisen über Live-Calls und spannende Szenewechsel wie jetzt bei Sinteg.“

So habe man außerdem vier digitale Breakout-Räume für parallele Sessions eingerichtet, die ebenfalls auf der Eventplattform eingebettet wurden. „Kleine Mini-Events im Gesamtevent, die aber ebenso sauber gesteuert und bedient werden müssen wie der Hauptevent“, so der Projektmanager.

Störungsfreie Technik erfordert Können und Augenmaß

Um alles sicher im Blick zu haben, wurde in der Eventlocation eine aufwendige Regie aus verschiedenen Plätzen für Grafik- und Bild, Streaming-, WebEx-, Watchout- und Powerpoint-Operatoren sowie Netzwerk- und Mitschnitt-Techniker eingerichtet, die dafür sorgten, dass der Event und die externen Zuschaltungen immer reibungslos über die Bühne gingen. „Insgesamt gab es über 100 sogenannter ‚Call-ins‘“, wie Holzhäuser nicht ohne Stolz berichtet. „Uns ist es gemeinsam mit Vagedes & Schmid gelungen, aus einem ursprünglich rein klssischen Konferenz einen erfolgreichen hybriden Event zu machen, der off- und online-Elemente so kombinierte, dass die Konferenz lebendig und menschlich wirkte und aus Teilnehmern echte Teilhaber machte.“