De opdracht voor uitvoer van de slotconferentie van het SINTEG-financieringsprogramma kreeg satis&fy via het evenementenbureau Vagedes & Schmid. Vanwege de huidige beperkingen voor evenementen vond de conferentie plaats in een hybride vorm. De slotconferentie bracht zo’n 800 deelnemers digitaal samen.

Gevarieerde inhoudt door interacties

Met openingstoespraken, keynotes, paneldiscussies, korte lezingen, virtuele samenkomsten, externe live-feeds, social walls en videos bood het evenement de deelnemers een gevarieerd en interactief programma gedurende twee volle dagen. satis&fy bouwde niet alleen een digitale studio van 150 vierkante meten in de  Kuppel Hamburg, maar was ook verantwoordelijk voor de live-stream en de complete videotechniek. Alle programma-items werden overzichtelijk weergegeven via het evenementen-platform “mobile Event App” en de livestream werd geïntegreerd via de videoconferentie-tool WebEx.

Genoeg tijd voor voorbereiding incalculeren

Dirk Holzhäuser, Senior Project Manager bij satis&fy, over de uitdagingen van dit zeer uitgebreide evenement: “Het implementeren van een conferentie van deze omvang vergt veel tijd en een eersteklas crew. Naast probleemloze techniek en een gebruiksvriendelijk evenementen-platform ligt de focus ook op het decor en de interactie. Dat laatste is bijvoorbeeld te bereiken via live-calls en een spannende decor-wisseling zoals nu gedaan is bij SINTEG“

Zo zijn er ook vier digitale breakout-zalen voor parallelle sessies ingericht als onderdeel van het evenementen-platform. “kleine sub-evenementen binnen het totale evenement, maar die net zo netjes moeten worden geregisseerd en uitgevoerd als het hoofdevenement“, zegt de projectmanager.

Storingsvrije techniek vereist kennis en gevoel

Om alles goed in de gaten te houden, werd op de locatie een uitgebreide controlekamer ingericht, bestaande uit verschillende werkplekken voor Keynote en beeld operators, streaming technicus, WebEx specialist, Watchout en powerpoint operators, evenals netwerk- en opnametechnici, die er gezamenlijk voor zorgden dat het evenement en de externe verbindingen altijd soepel verliepen. “in totaal waren er meer dan 100 zogenaamde “call-ins'”, zoals Holzhäuser trots meldt. „Samen met Vagedes & Schmid zijn we erin geslaagd om een van oorsprong klassieke conferentie om te vormen tot een succesvol hybride evenement, waarbij offline en online elementen zodanig werden gecombineerd dat het de conferentie levendig en menselijk overkwam en online deelnemers in echte deelnemers veranderde.“