satis&fy realisiert hybrides Eventformat für BVR

"Morgen kann kommen. Wir machen den Weg frei."

Im vergangenen Jahr organisierte der Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR) in verschiedenen deutschen Städten Regionalkonferenzen für seine Mitglieder. Auf den Regionalkonferenzen ging es um die Vorstellung der zukunftsorientierten Anpassung der Strategie der Genossenschaftsbanken. Aufgrund von Corona wurden die ursprünglich im Frühjahr als Präsenzveranstaltung gestarteten Regionalveranstaltungen in ein hybrides Veranstaltungsformat überführt.

Wie macht man aus einer erfolgreichen Präsenzveranstaltung, auf der eine hohe Mitarbeit der Teilnehmer erforderlich ist, ein erfolgreiches hybrides Format? Wie können rund 800 Genossenschaftsbanken erreicht werden, wenn die Teilnehmerzahl streng limitiert ist und die Teilnehmer während der Veranstaltung nicht rotieren dürfen? Gemeinsam mit dem BVR und der EGC Eurogroup Consulting AG entwickelte satis&fy ein hochwertiges, hybrides Workshop-Format, das auf maximales Engagement der Teilnehmer abzielte.

Bereits im Frühjahr hatten drei Regionalkonferenzen in Berlin, Wiesbaden und Oldenburg stattgefunden. Mit Beginn der Corona-Pandemie stand fest, dass die Konferenzen als reine Präsenzveranstaltungen nicht mehr stattfinden können. Am Workshop-Konzept wollte man aber auch in der hybriden Umsetzung festhalten. „Wichtig war dem Bundesverband“, erläutert satis&fy Junior Project Manager Dalwhin Dijkstra, „dass das neue Format von den bereits gelaufenen Veranstaltungen nur minimal abweicht und dort sinnvoll ergänzt wird, wo es unbedingt notwendig ist.“ So fokussierte man sich vor Ort vor allem auf ein durchdachtes Hygiene-Konzept und auf die Einbindung digitaler Tools zur Steigerung der Partizipation. Letzteres sei dem BVR besonders wichtig gewesen, so der Project Manager, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, auch virtuell Ideen und Anregungen einzubringen.

Die Idee hinter dem Workshopkonzept, das an den Standorten Düsseldorf, Hannover, Pforzheim und Ingolstadt von satis&fy durchgeführt wurde: Alle Teilnehmer vor Ort sowie die Online-Teilnehmer erhielten im Vorfeld eine Gruppenzuordnung und teilten sich auf drei Themencafés auf. Diese unterlagen einem Farbcode, der sich wie ein roter Faden durch die gesamte Veranstaltung zog. Online-Teilnehmer wählten sich gemäß ihrer farblichen Zuordnung in den virtuellen Raum ein und wurden per Videokamera live dazugeschaltet. „Ursprünglich haben wir mit einer größeren Teilnehmerzahl vor Ort geplant. Dann wurden die Corona-Maßnahmen verschärft und es war nur noch ein Drittel der Personenanzahl erlaubt“, erzählt Dalwhin Dijkstra.

Oberste Priorität der Veranstaltungen hatte die Sicherheit aller Teilnehmer vor Ort. Die Aufgabenstellung war so einfach wie kompliziert: Wie gelingt es viele Personen in einem Raum, in dem sich sowohl die Hauptbühne als auch die Themencafés befinden, zusammenarbeiten zu lassen, ohne die Gesundheit der Teilnehmenden zu gefährden? „Die Teilnehmer vor Ort wurden direkt nach Ankunft in ihr jeweiliges Themencafé geleitet. Farbige Sitzhocker markierten für die Präsenz-Teilnehmer die Zugehörigkeit zu den Workshops“, erläutert Dijkstra. Darüber hinaus wurde, um den Corona-Verordnungen gerecht zu werden, auf eine Rotation der Teilnehmer verzichtet. „Keiner durfte seinen Platz verlassen. Die Themencafés rotierten vielmehr um die Teilnehmer“, so der Projektleiter. „Jeder Bereich hatte darüber hinaus seine eigene Food- und Getränkestation. So konnte man sich vor Ort während der Rotationszeit mit Essen und Trinken versorgen, ohne seinen Bereich zu verlassen.“

In allen Workshops war eine aktive Mitarbeit der Teilnehmer erforderlich. Aber können Interaktion sowie Ideen- und Meinungsaustausch gelingen, wenn Offline- und Online-Teilnehmer in einem Workshopformat aufeinandertreffen? Dijkstra beantwortet diese Frage mit einem eindeutigen Ja. Während die Präsenz-Teilnehmer vor Ort Kopfhörer ausgehändigt bekamen, um den Inhalten der Themencafés zu folgen, konnten sich die Online-Teilnehmer über die Eventplattform von Go.Control hinzuschalten. Diese habe eine sehr große Partizipation aller Teilnehmer ermöglicht. „Nicht nur der Live Stream wurde auf der Plattform eingebettet, auch der Zutritt zu den Themencafés wurde über diese abgewickelt. Zudem bestand die Möglichkeit, per Mentimeter Rückmeldungen zu zentral gestellten Leitfragen in Echtzeit abzugeben – egal ob vor Ort oder remote von zu Hause aus. Auch Wordclouds und Umfragen wurden genutzt, um die Akzeptanz der Projektergebnisse zu messen, die in den Workshops vorgestellt wurden. Online-Teilnehmern stand für Rückfragen eine Chat-Funktion zur Verfügung. Außerdem hatten sie die Möglichkeit, in den Workshops ihre Kamera zu aktivieren. So war auch eine Kommunikation per Bild und Ton innerhalb der Workshops möglich, die über das Webconferencing Tool gesteuert wurden. Ein Host koordinierte das Ganze im Hintergrund. Die Web-Konferenz wurden darüber hinaus auch live auf einem Screen im Plenum gezeigt.“ Alle Interaktionen hätten so direkt und einfach stattgefunden.

Die Workshops wurden durch ein Anfangs- und Abschlussplenum ergänzt, das auf der Hauptbühne stattfand. Den BVR hat die technische Umsetzung des hybriden Formats der Regionalkonferenzen überzeugt. „Für uns war es eine große Herausforderung, das sehr spezielle, ausbalancierte Veranstaltungskonzept für die Regionalkonferenzen ‘vor Ort’ coronabedingt in kurzer Zeit in ein hybrides Format zu überführen, das einerseits die Partizipationsmöglichkeiten aller Teilnehmer vor Ort und online gleichwertig gewährleistete, und das andererseits flexibel genug war, um auf die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen infolge der Corona-Gesetzgebung reagieren zu können”, sagt Martin Buth, Veranstaltungsmanager beim BVR. “Aufgrund unserer langjährigen Partnerschaft mit satis&fy war aber schnell klar, dass wir auch diese Aufgabenstellung gemeinsam erfolgreich lösen werden.” Bei satis&fy zeigte man sich beeindruckt vom Tempo, das der BVR in der Umsetzung gegangen ist. „Der BVR war bei der Wahl seiner hybriden Strategie mutig und kreativ und hat es geschafft, offline und online Welten verschmelzen zu lassen und aus einem erfolgreichen analogen Event ein innovatives hybrides Event zu machen“, lobt der satis&fy Project Manager.

satis&fy war von der Produktion der Eventmöbel – es wurden eigens für die Events Sitzmöbel angefertigt – über die Administration, den Teilnehmer-Support, das Einrichten der hybriden Plattform und der Bereitstellung der Eventtechnik bis hin zur inhaltlichen Ausgestaltung in Zusammenarbeit mit der Consulting-Agentur EGC sowie für das Location-Management verantwortlich.

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